VOS MISSIONS
En soutien des Chargés d’affaires et de l’Assistante Acquisitions :
Gestion des dossiers d’appel d’offres
Préparation des dossiers papier pour les chargés affaires
Analyse des dossiers d’appels d’offres : Examiner les documents d’appel d’offres pour comprendre et anticiper les exigences. Lister l’ensemble des pièces requises
Coordination interne : Collaborer avec les départements internes (technique, juridique, financier) pour collecter les informations nécessaires à la réponse.
Elaboration des pièces administratives : Rédiger, assembler et mettre en forme les documents de réponse en respectant les instructions et les formats requis par les clients.
Elaboration et mises en forme des classeurs de rendus
Vérification des documents : Effectuer une révision rigoureuse des documents avant la soumission pour garantir l'exactitude et la conformité.
Gestion des délais : Assurer le respect des délais pour la soumission des offres, en planifiant les différentes étapes de la réponse (Circuit de signatures, Archivage, Envoi)
Archivage : Maintenir des dossiers et des archives de toutes les propositions soumises pour des références futures et des analyses de performance
Consultation des sous-traitants
Demande de prix sur demande des chargés d’affaires
Etablissement des tableaux comparatifs
Demande de documents administratifs requis
En soutien de l’Assistante Acquisitions :
Veille administrative des documents du Bureau d’études
Collaborer avec les départements internes (technique, juridique, financier) pour collecter les informations nécessaires à l’établissement des documents.
Mise en page des documents (CV, références, autres supports)
Mise à jour des tableaux de suivi des éléments, classification et archivage
Missions générales pour seconder l’Assistante Acquisitions
Suivi de la boîte mail dédiée
Gestion et mise à disposition des attestations requises
Suivi des commandes et réassorts
Autres missions globales
VOS COMPETENCES
Maitrise parfaite des outils MS Office
Autonomie tout en sachant travailler en équipe, rigueur et discrétion
Capacités rédactionnelles et orales confirmées en français
Excellente capacité à organiser et à structurer le travail pour répondre efficacement aux appels d’offres
Souci du détail pour éviter les erreurs et garantir la précision des documents soumis
Gestion du stress / Capacité à respecter les délais, même en période de haute activité
VOTRE PROFIL
Formation en gestion administrative, assistanat ou similaire (CFC d'assistant(e), formation technique dans le secteur de la construction est un plus).
Gestion de projet simultanés, en respectant les délais et les exigences des appels d’offres.
Une expérience dans un poste similaire (assistante / secrétaire technique / secteur construction) est un plus.
Connaissance des normes et des réglementations liées aux appels d’offres et à la passation de marchés publics est un plus.
Type de Contrat :
CDI à 50% - modalités à définir lors de l’entretien
Entrée en fonction :
A convenir, dès que possible
Vous pouvez dès à présent envoyer vos CV et lettres de motivation à : jobs@scrasa.ch
